Vacature Evenementcoördinator

Vacature Evenementencoördinator

Maak jij van ons festival een feestje? Kom het hospitalityteam versterken als evenementencoördinator tijdens het NonFiction Photo Festival en daarbuiten. Organiseer het Visual Academy programma, pop-up exposities, evenementen en de feestelijke festival-opening. Deze vacature kan worden aangepast om gevuld te worden door een professional, trainee or stagiair.

Deadline 16 juni 2024. Wil je echter stagelopen dan kun je je het hele jaar door aanmelden.

“Werken bij NonFiction is een geweldige kans om samen iets belangrijks op te bouwen. Je kunt jezelf realiseren op gebieden waar je je sterk voelt, maar je kunt ook iets nieuws leren”- Ewa, team 2021

Werkzaamheden

Als evenementencoördinator werk je samen met de programmeur, vrijwilligerscoördinator, hoofd hospitality en festivalvrijwilligers om evenementen op poten te zetten en uit te voeren.

Coördinatie festival opening
Coördinatie bedrijfsavonden
Productie Visual Academy van plan van aanpak tot uitvoering, met evenementavonden, rondleidingen en lezingen
Verantwoordelijk voor Visual Academy sprekers van promotie tot ontvangst
Maken en beheren van draaiboeken
Verantwoordelijk voor event-gerelateerde joint promo partners
Beheer budget evenementen
Overzien van publieksonderzoek Visual Academy
Overzien van de kaartverkoop samen met hoofd hospitality en de financieel medewerker
Coördinatie van vrijwiligers bij evenementen (samen met de vrijwilligercoördinator)
Locatiemanagement tijdens het festival (een aantal shifts), waaronder de Visual Academy evenementen

Profiel

We zoeken iemand die enthousiast is over de doelstellingen van NonFiction Photo en in staat is die ideologie tijdens evenementen vorm te geven. Als coördinator ben je als spin in het web in staat overzicht te houden en ad hoc beslissingen te nemen.

Je hebt ervaring met evenementen en/of productie
Je werkt graag projectmatig met oog voor detail en de mensen met wie je samenwerkt
Je bent een teamplayer en kunt makkelijk met verschillende mensen contact maken
Je bent flexibel en hebt geen 9 – 5 mentaliteit
Je bent een aanpakker, oplossingsgericht en pragmatisch
Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, in het Engels (en eventueel in het Nederlands)
Je bent bekend met het culturele landschap in Groningen stad
Een lokaal (studenten)netwerk is een pré
Kennis van marketing en PR is een pré
Kennis van Excel, Google Drive en Trello is een pré

Stage

Het is mogelijk om een deel van deze functie op te pakken als stagiair, vanaf 5 EC, waarbij je bijvoorbeeld de International Student Night kunt organiseren. Onder begeleiding van ervaren professionals werk je voltijd of deeltijd. We passen de stageperiode, looptijd en inhoud aan op jouw opleiding en niveau. Dit is een uitdagende stage met harde deadlines, vooral als je tussen oktober en december stage bij ons loopt. Bekijk de stagepagina voor meer informatie.

Traineeship

Sta je aan het begin van jouw carrière, dan is het mogelijk om deze functie te vervullen als trainee en word je evenmentmedeweker. Het gaat dan om een werkervaringsplek met persoonlijke begeleiding en veel verantwoordelijheid. Je organiseert de meeste genoemde evenementen in teamverband.

Professioneel

Wil je jouw ervaring inzetten voor de culturele sector, een carrièreswitch maken of heb je tijd over? Sluit je als professional aan en deel jouw kennis met de rest van het team. Verwacht veel eigen inbreng en verantwoordelijkheid als evenementencoördinator.

“NonFiction Photo en World Press, Topopening! Indrukwekken de foto’s (zo als eigenlijk ieder jaar)! Duidelijk steeds beter georganiseerd. Complimenten! Dank voor de gezelligheid” – Festivalbezoeker

NonFiction Photo Community

NonFiction photo is een ideologische organisatie met oog voor haar mensen. Hier werk je zowel zelfstandig als in teamverband als onderdeel van een divers team in een creatieve omgeving. Je hebt veel ruimte voor zelfontplooiing, krijgt een kijkje in de keuken van een grootschalig cultureel evenement en kunt (bekende) fotografen ontmoeten. Het team komt maandelijks samen voor overleg en gezelligheid en sluit de periode af met een feest. Dankzij de korte lijntjes is er veel ruimte voor eigen initiatief en creativiteit.

Verdere voordelen

Deelname aan het trainingsprogramma voor rondleiders
Deelname aan workshops zoals fotografie, metaal, ontwerp en excel
Gratis toegang tot alle evenementen, inclusief de VIP opening en het Academy programma met rondleidingen en lezingen.
Een aanbevelingsbrief namens stichting NonFiction Photo (bij wederzijdse tevredenheid).

Extra

Een aantal specifieke mogelijkheden bij deze functie:

Als trainee of professional is de maximale maandelijkse vrijwilligersvergoeding van €170 per maand beschikbaar voor deze functie.
Optie: organisatie promodag (met speeddate voor vrijwilligers ism publicitymedewerker en/of vrijwilligerscoördinator).
Optie: sponsor acquisitie en -beheer voor evenementen.
Optie: eigen projecten initiëren en uitvoeren voor- of tijdens het festival zoals videoprojecten, productieprojecten en bijzondere promotieprojecten

Werkperiode

Tweede helft van het jaar

Je werkt zo’n vijf maanden aan het project van september tot en met januari. Van september tot en met november organiseer je rondreizende tentoonstellingen, pop-up events en klus- en promotiedagen. Tijdens het festival in november en begin december coördineer je het Visual Academy programma en in december de evaluatiedag. Januari is vooral voor rapportage en overdracht.

Wekelijks

Je werkt twee tot drie dagen per week (afhankelijk van hoe snel je werkt) voornamelijk bij ons op kantoor tussen 10.00 en 18.00. De werkdagen en tijden kunnen in overleg worden afgestemd, zolang alles op tijd af is. Ook (deels) thuis werken is bespreekbaar.

De taken kunnen worden uitgebouwd, afhankelijk van jouw beschikbaarheid en interesses. Het is mogelijk om in overleg te schuiven met de timing van de werkzaamheden.

Solliciteren

Interesse? Stuur dan jouw CV en motivatie op naar Andrea Hooymans (directeur NFP) via andrea@nonfictionphoto.nl. Sollicitaties zijn de week daarop in de Biotoop, Kerklaan 30, Haren.

Twijfel je over jouw beschikbaarheid, heb je vragen of wil je deze functie inzetten als stage, neem dan vrijblijvend contact op per mail of telefoon. We denken graag met je mee.

Op zoek naar een andere functie bij ons? Bekijk onze vacatures.

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet gewaardeerd.